Le bon document, à la bonne personne, au bon moment, en toute sécurité.
En interne comme en externe, où qu'elle soit. ROK indexe nativement chaque document par tout ce qui caractérise le travail : la place de chacun dans l'organisation (société, site, business unit, fonction...), les flux où il circule (vente, achat, comptable...), les tâches qu'il sert, les outils qu'elles mobilisent, jusqu'au logiciel, et les risques associés. Sans aucune saisie.
Construit sur ROK · 12 ans de R&D · déployé pour la GED chez HSBC, Novares, Transdev, COFACE · Découvrir la plateforme ↗
Les entreprises ne manquent pas de documents.
Elles manquent d'orchestration documentaire.
Les solutions du marché excellent pour stocker et retrouver les documents. Elles restent en revanche centrées sur le document lui-même, alors que les organisations ont besoin d'orchestrer sa circulation au sein des processus métier.
Comment ROK fait circuler, et toujours vers la bonne personne.
La gestion documentaire de ROK n'est pas un module de plus : elle naît de deux moteurs éprouvés, mis au service d'un usage simple.
ROK fait circuler
Moteur de BPM : le parcours du document se décrit en no-code, assisté par l'IA. Routage par règles, sollicitation de la bonne personne à chaque étape, annotations qui déclenchent la suite, conditions et exceptions.
ROK connaît votre organisation
Organigramme vivant : sociétés, sites, postes, fonctions, flux. Qui est qui, et à quelle place dans l'organisation.
Une gestion documentaire supérieure
Le bon document, à la bonne personne, au bon moment, sur le bon support.
Le document circule par le flux, et sait toujours à qui s'adresser parce que ROK connaît la place de chacun.
Il est ainsi nativement indexé par l'organisation et les flux, sans aucune saisie.
Le document hérite de tout, automatiquement.
La tâche est le pivot : elle porte un droit informatique, un risque et le document. Elle s'inscrit dans un flux typé, attribué à des rôles dans l'organisation vivante.
indexé par l'organisation et par les flux
· 0 saisie ·
On ne cherche pas un document dans un dossier : on le retrouve par son contexte.
L'arborescence reste possible, mais facultative. L'indexation est sans limite :
D'autres ajoutent de l'IA pour réindexer des documents jamais classés.
Chez ROK Index, ils sont déjà multi-indexés par l'organisation et par les flux.
Et l'IA, nous l'utilisons là où elle crée de la valeur : lire à l'intérieur d'un document pour alimenter un processus.
Exemple, dans un flux de recrutement, déposez un CV et une lettre de motivation : ROK identifie le profil, en extrait le nom, les coordonnées et les compétences, et pré-remplit le formulaire de l'étape suivante.
Tout ce qu'on attend d'une GED performante, et ce que ROK en fait.
Quinze familles, chaque critère, sa signification et la réponse de ROK.
Cliquez sur une famille pour la déplier.
La sécurité suit la fonction, en temps réel, pour tout votre écosystème.
L'accès naît et meurt avec la fonction, jamais avec la personne. La même rigueur que pour vos accès informatiques, appliquée à chaque document.
La sécurité par la fonction
Quatre garanties appliquées à chaque document, en temps réel.
- Accès par la fonction
- Zéro droit résiduel
- Chiffrement & MFA/SSO
- Traçabilité complète
Pour tout votre écosystème
Le bon document atteint chaque population concernée, et seulement elle.
- Collaborateurs interneschacun voit les documents de sa fonction
- Partenaires & prestatairesun accès externe limité à leur mission
- Membres & réseaula bonne population reçoit le bon contenu
- Toujours en sécurité maximaleretiré dès que la fonction ou la mission s'arrête
On ne remplace rien, on le coiffe.
ROK a sa propre GED, mais peut aussi piloter les vôtres (intranet, extranet, autre GED) sans rien déplacer, en y ajoutant cette sécurité dynamique, en temps réel.
ROK applique à vos documents l'intelligence qu'il applique déjà à vos droits informatiques.
Éprouvé à grande échelle, sur une plateforme mûre.
ROK Index n'est pas un produit neuf à éprouver : c'est l'application d'une plateforme déjà en production pour la gouvernance documentaire d'organisations parmi les plus exigeantes.
Toute la base documentaire réglementaire, plusieurs milliers de procédures. Ségrégation front / back office, validée par la cybersécurité HSBC et un audit externe.
Recrutement : lecture des CV et pré-remplissage des dossiers. Pilotage du processus de vente sur l'organigramme vivant.
Contrats fournisseurs : ~1 000 par mois portés par le flux ; lecture OCR des RIB et mise à jour de l'ERP.
Gestion des risques et des réclamations : chaque expert ne voit que ses dossiers. SharePoint conservé comme stockage, gouverné par ROK.
Analyste Gartner
Gartner classe la plateforme ROK dans la famille BOAT (Business Orchestration & Automation Technologies) ; Marc Kerremans a proposé un cadrage dédié, la RAO — Resource Automation & Orchestration. ROK Index en est l'expression documentaire.